ویژگی‌های منشی یک مرکز زیبایی
منشی ها بسته به محل کار خود می توانند طیف وسیعی از وظایف را داشته باشند، اما به طور کلی وظیفه‌ی منشی در یک مرکز زیبایی،رعایت نظم در محیط کار،برنامه ریزی دقیق و مدیریت زمان است. نقش منشی یک مرکز زیبایی در جذب مشتری بسیار کلیدی و مهم است پس باید در آموزش دقیق و حرفه ای منشی مجموعه وقت گذاشت. از آنجایی که منشی می تواند دلیل مراجعه دوباره و یا ناخشنودی مشتری از کلینیک یا مرکز زیبایی شود، ما در این مقاله نکاتی را آورده‌ایم که شما با توجه به آن می‌توانید پرسنل، منشیان و کارکنان حرفه‌ای و کاربلدی را استخدام کنید و باعث جذب مشتری‌های بیشتری به مرکز زیبایی خود شوید.
منشی مرکز زیبایی چه کسی است و چه وظایفی بر عهده دارد؟
منشی مرکز زیبایی یک نقش پشتیبانی است که معمولاً وظایف اداری را برای کمک به یک فرد یا گروه کوچکی از افراد در یک سالن یا مرکز زیبایی انجام می دهد. وظایف عمومی منشی در یک مرکز زیبایی می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- انجام و ثبت امور مالی و مدیریت صندوق
- رزرو نوبت برای افراد
- پاسخگویی به تماسهای دریافتی
- تنظیم تاریخ ویزیت کلاینت
- ترتیب ویزیت بعدی قبل از خروج کلاینت از سالن
- دادن فرم‌های شرح حال به کلاینت
- ثبت سابقه کلاینت و گزارش های پزشکی دیکته شده توسط پزشک
- تماس با کلاینت برای یادآوری تاریخ ویزیت آینده
- رعایت استانداردهای حرفه ای، سیاست ها و رویه های مراکز زیبایی
ویژگی های یک منشی خوب
یک منشی خوب دارای ویژگی‌ها و مهارت‌های مختلفی است که به آنها کمک می کند تا در این نقش موفق شوند. برخی از این ویژگی‌ها ذاتی و برخی دیگر را می‌توان با کمی تلاش آموخت و توسعه داد. برای استخدام یک منشی حرفه‌ای که بتواند به خوبی مسئولیت های خود را انجام دهد، لازم است هنگام استخدام منشی سوالات خاصی از متقاضیان بپرسید و به چند مورد توجه داشته باشید. در ادامه به این ویژگی ها اشاره خواهیم کرد:
1.مهارت های سازمانی: توانایی قوی برای سازماندهی کارها، داشتن ذهن آماده و منظم ، انجام پیگیری های لازم مانند تنظیم تاریخ ویزیت و تماس با کلاینت برای یادآوری تاریخ ویزیت آینده.
2. نحوه ی برخورد با کلاینت: یک منشی باید بتواند با کلاینت با ملایمت و با احترام صحبت کند. اگر در سالن فردی باعث ایجاد درگیری شد، منشی بایستی ابتدا تا حدالامکان از ایجاد درگیری جلوگیری کند و در صورت ایجاد درگیری قادر باشد بدون آنکه دچار استرس شود به سرعت مشکل را حل کند.
3. فن بیان و ظاهری آراسته: داشتن فن بیان قوی و ظاهر مناسب، یکی از مهم ترین مهارت های یک منشی حرفه ای است. هنگامی که قصد استخدام منشی از میان داوطلبان این شغل را دارید، به نحوه صحبت کردن آنها توجه کنید. برخورد مناسب منشی و فن بیان او می تواند تأثیر بسزایی در جذب مشتری داشته باشد. پس یک منشی حرفه‌ای علاوه بر داشتن ظاهر آراسته باید دارای لحن مناسب، فن بیان خوب و مهارت‌های مذاکره در ارتباط با مراجعان باشد.
4. ارتباط صریح و دوستانه همراه با شیوه تلفنی صحیح: یک منشی هنگام صحبت با تلفن بایستی ارتباطی صریح و دوستانه با افراد ناشناسی که پشت خط هستند برقرار کند. رعایت آداب مکالمات تلفنی بسیار بااهمیت بوده و در جذب مشتری تأثیر زیادی دارد.
5. ابتکار و انگیزه: توانایی ابتکار عمل، کار مستقل و جستجوی فرصت های جدید برای منشی بسیار حائز اهمیت است.
6. سواد فناوری اطلاعات: آشنایی منشی با کامپیوتر باعث می شود که انجام کارهایی مانند تشکیل پرونده برای کلاینت، ایجاد فایل های مالی برای مدیریت هزینه های سالن و… راحت تر و سریع تر باشد. دانش نرم افزارهای پایه مانند ورد و اکسل و مهارت های تایپ مورد نیاز است.
7. صداقت و احتیاط: یک منشی اغلب به مخارج، پول نقد، صندوق و درکل امور مالی و سایر موضوعات حساس رسیدگی می کند. مهم است که کارفرمایان بتوانند به منشی کاملاً اعتماد کنند.
8. مهارت مدیریت زمان: یک منشی ممکن است بر روی چندین پروژه کار کند و یا چندین وظیفه ی همزمان داشته باشد. این امر مستلزم توانایی مدیریت زمان خود و انجام کارها با در نظر گرفتن اولویتشان می‌باشد. یک منشی حرفه‌ای باید چندبعدی باشد یعنی در لحظه توانایی مدیریت چندبعدی داشته و بتواند پاسخ مناسبی به آنها دهد.
9. آرام ماندن تحت فشار و استرس کاری: توانایی کنار آمدن با استرس، ضرب‌الاجل‌ها و انجام چند کارهمزمان. ممکن است یک منشی روز بدی را سپری کرده باشد، اینکه چگونه با افرادی که وارد مطب می شوند ارتباط برقرار کند بسیار مهم است. یک منشی در طول روز با افرادی سر و کار دارد که احتمالا چندان خوشحال نیستند و یا بی حوصله و عصبی به نظر می رسند. پس کنترل رفتار و نحوه مدیریت برخورد با بیماران برای یک منشی بسیار مهم است.
10. لازم است که منشی بتواند زندگی شخصی و زندگی حرفه ای خود را از هم جدا کند. شما نمی خواهید بیمارانتان هنگام ورود به مطب به خاطر رفتار منشی، احساس ناخوشایندی داشته باشند. به دنبال داوطلبی باشید که بتواند بیماران را در اولویت خود قرار دهد و بدون توجه به آنچه در زندگی اش اتفاق افتاده، با روی خوش از بیماران استقبال کند.
11. توانایی استقبال و صمیمی بودن بدون توجه به شرایط، از مزیت های استخدام منشی حرفه ای است.
12. داشتن رفتار حرفه‌ای: ممکن است افرادی که به مرکز زیبایی مراجعه میکنند از زندگی شخصی، مشکلات و شرایط زندگیشان با منشی درودل کنند. یک منشی ی حرفه‌ای به هیچ عنوان راهکار برای زندگی دیگران ارائه نمی‌دهد در این مواقع ترجیحا بایستی تنها شنونده باشد.
اگر می‌خواهید مدیر بهتری باشید، باید به تیم خود اهمیت دهید و مطمئن شوید که از آنها مراقبت می‌شود. در اینجا چند راه وجود دارد که به کارکنان خود نشان دهید که به آنها اهمیت می دهید.
- زمانی را صرف شناخت کارکنان خود کنید. اگر کسی را بخوبی نشناسید، اهمیت دادن به او سخت خواهد شد. بنابراین باید زمانی را صرف شناخت کارکنان خود کنید: اینکه چه کسانی هستند، به چه چیزهایی علاقه دارند، چگونه دوست دارند کار کنند، و چه اهدافی برای توسعه شغلی دارند. هرچه تیم خود را بهتر بشناسید، بیشتر به آنها اهمیت می دهید و آنها نیز کار خود را با علاقه و انگیزه ی بیشتری انجام خواهند داد.
- دستاوردهای کارکنان خود را بشناسید و از آنها قدردانی کنید. مطالعات نشان می دهد که شناخت محل کار و کارنان توسط مدیر مجموعه، رضایت شغلی و حفظ کارمندان را بهبود می بخشد. بنابراین اگر می‌خواهید به کارمندان خود نشان دهید که به آنها اهمیت می‌دهید، آنها را به رسمیت بشناسید! کارمندان را به خاطر انجام یک کار خوب، تحسین کنید. به طور مرتب از تیم خود برای زحماتشان تشکر کنید. پیروزی های آنها را جشن بگیرید. به عنوان مدیر آنها، وظیفه شما این است که مطمئن شوید کارکنانتان احساس می کنند به رسمیت شناخته شده و مورد قدردانی قرار می گیرند.
- هوای منشی‌تان را داشته باشید. انتخاب یک منشی حرفه‌ای در بیزینس شما بسیار بااهمیت است. چه به‌صورت مالی و چه به‌صورت کلامی و یا هر روش دیگر هوای او را داشته باشید. منشی شما باید بداند که یکی از ارزش‌مند ترین افراد سیستم شماست و حواسش به بیزینس شما باشد. یک منشی بد می‌تواند تمام هزینه‌های شما برای تبلیغات را هدر دهد.
سخن آخر:
اسکین کلاب
این محتوا در گروه اسکین کلاب وب سایت آکادمی آکنه یار دسته بندی شده است.شما هنوز با نام کاربری خود وارد نشده اید یا آنکه اشتراک اسکین کلاب خود را تهیه نکرده اید.
